Exzellente Kommunikationskultur: eine tragende Säule Ihrer Arztpraxis

Gute Kommunikation dient der Information Ihrer Mitarbeiter und der Koordination von Arbeitsprozessen in Ihrer Praxis. Beides ist für die reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem Praxisteam notwendig, und prägt eine effiziente Patientenversorgung.

Darüber hinaus trägt gute Kommunikation jedoch noch zu wichtigen Aspekten bei, die den Praxisalltag, aber auch die Wahrnehmung ihrer Praxis durch Patienten und Kooperationspartner beeinflussen.

In diesem Beitrag beschreibe ich die 6 wichtigsten Vorteile guter, interner Kommunikation für Ihre Arztpraxis – und warum Team-Kommunikation in meinen Praxis-Supervisionen im Mittelpunkt steht.

Die sechs wichtigsten Vorteile exzellenter Kommunikation

Über manche Dinge muss man nicht sprechen, man muss sie einfach tun.

Wenn ich hier meinen früheren Klinik-Chef zitiere, dann nicht, weil dieser Ausspruch absolute Gültigkeit besäße – dann könnte ich meinen Beitrag hier schließen.

Jede berufliche Tätigkeit besteht aus unzähligen Dingen, die „einfach getan“ werden müssen. Sobald jedoch mehrere Personen daran beteiligt sind, sei es als Team, im Rahmen eines Projekts, oder wenn es um die Behandlung eines Patienten geht, dessen Betreuung eine komplexe Aufgabenteilung erfordert, geht das nicht ohne eine effektive, gut abgestimmte Kommunikation.

Dreh- und Angelpunkt ist hierbei neben Ihrer persönlichen, fachlichen Qualifikation die Qualität der Mitarbeiter-Kommunikation. Zumindest dann, wenn Sie nicht alles selbst machen können oder wollen.

1. Gut informierte Mitarbeiter setzen Ihre Ziele und Aufträge zuverlässig um

Detaillierte, gute Informationen enthalten in der Regel nicht nur das „Was“, sondern auch das „Wie“ und – zumindest im optimalen Fall – das „Warum“ dessen, was sie vermitteln sollen.

Kommunikation ist in ihrer Anweisungs- und Entscheidungsfunktion umso wirksamer, je klarer und nachvollziehbarer sie ist. In dieser Hinsicht gilt mein eben genanntes Zitat sicherlich nicht als bestes Beispiel.

Schenken Sie Ihren Mitarbeitern eine einfache, transparente Begründung, die über das „Weil ich es so möchte“ hinaus geht.

2. Je nahtloser und verlustfreier die Kommunikation, desto effektiver lassen sich Arbeitsprozesse optimieren

Nichts gegen „stille Post“ – solange es Ihnen Spaß macht, zu beobachten, was alles an Informationen auf der Strecke bleiben kann, sobald Sie „über Bande“ oder genauer gesagt „über Dritte“ kommunizieren.

Das lässt sich nicht immer vermeiden. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter beschäftigen, können Sie nicht jedem die gleiche, detaillierte Information geben. Viele Fallstricke lassen sich jedoch dabei umgehen, wenn Sie einige Regeln beachten:

• Kommunizieren Sie einfach. Lernen Sie vom Stil der „Bild-Zeitung“. Verwenden Sie einfache Sätze. Formulieren Sie positiv, wo immer es geht.
• Lassen Sie sich – wenn nötig – Ihre Information wiederholen. Das ist zwar gewöhnungsbedürftig und zeitaufwendig, gewährleistet aber im Zweifelsfall, dass Ihr Gegenüber wirklich verstanden hat, was Sie von ihm wollen
• Teilen Sie wichtige Dinge sowohl mündlich als auch visuell/schriftlich mit. Je mehr Wahrnehmungskanäle Sie aktivieren, umso höher ist die Chance, dass es hängen bleibt
• Vergewissern Sie sich, dass Ihr Gegenüber wirklich aufnahmefähig ist. Multi-Tasking ist riskant und verlustreich, wenn es um neue, ungewöhnliche oder komplexe Mitteilungen geht. Nur wer wirklich aufmerksam und konzentriert ist, kann verlässlich neue Informationen aufnehmen

Und schließlich:

• Respektieren Sie die Autonomie Ihres Mitarbeiters. Wenn Sie möchten, dass Ihr Praxis-Team eigenständig und selbstverantwortlich arbeitet, dürfen Sie nicht davon ausgehen, dass alle an Ihren Lippen hängen, sobald Sie auf der Bildfläche erscheinen. Das setzt nur unproduktive Zäsuren, die den reibungslosen Ablauf des Praxis-Workflows gefährden.

3. Motivierte und informierte Mitarbeiter setzen Aufgaben kompetent und selbständig um.

Das minimiert Fehler und entlastet Sie als Praxis-Inhaber von Routine- und Koordinationsaufgaben.

Wenn Sie möchten, dass Ihre qualifizierten Mitarbeiter Ihnen Arbeit abnehmen, dann lassen Sie sie Ihre Arbeit auch machen. Dafür bezahlen Sie sie schließlich. Und geben Sie ihnen die dafür erforderlichen Informationen.

Es gibt kaum etwas Schwierigeres als Delegieren. Aber es gibt auch kaum etwas, das wichtiger ist. Gekonntes Delegieren fördert die eigenständige Umsetzung wichtiger Aufgaben durch Ihre Mitarbeiter. Was dazu hilfreich ist:

• Erstellen Sie Arbeitsfeldbeschreibungen, die eindeutig und nachvollziehbar formuliert sind. Und ändern Sie sie nicht ständig.
• Fördern Sie kritische Rückmeldungen. Ein internes „Beschwerde-System“ hat mittlerweile jedes Wirtschaftsunternehmen, das konkurrenzfähig sein möchte. Hinweise auf Fehler im Praxis-Ablauf erhalten Sie nur, wenn Ihre Mitarbeiter darauf vertrauen, dass sie ihnen nicht nachgetragen werden. Bedanken Sie sich für Kritik. Sie ist wirklich Gold wert.
• Wer Verantwortung übernimmt, macht Fehler. Thomas Watson, der Gründer von IBM, formulierte es so:

Um erfolgreich zu werden, müssen Sie Ihre Fehlerquote verdoppeln.

Auch das dient natürlich letztlich dazu, vermeidbare Fehler auch zu vermeiden. Je weniger Angst Ihre Mitarbeiter jedoch davor haben, Fehler zu machen und auch einzugestehen, desto schneller werden Sie diesem Ziel näher kommen.

Und nicht zuletzt:

• Kommunizieren Sie auf Augenhöhe. Je höher Ihre fachliche und menschliche Autorität, desto weniger autoritär müssen Sie auftreten. Auch das ist gewöhnungsbedürftig. Nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Kaum etwas ist beruflich motivierender, als erfolgreich – allein oder gemeinsam – anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen und dafür wertgeschätzt zu werden. Und damit meine ich nicht nur die Wertschätzung durch das monatliche Gehalt…

4. Exzellente Kommunikation fördert die Identifikation und Loyalität Ihrer Mitarbeiter

Nichts ist erschöpfender als endlose, überflüssige Meetings.

Andererseits sind Teambesprechungen ein wesentliches Instrument erfolgreicher Kommunikation in einer gut geführten Arzt-Praxis. Doch für effektive Besprechungen ist gute Vorbereitung notwendig. Und die Bereitschaft, zuzuhören, Anliegen aufzunehmen und die Bereitschaft zu zeigen, auf Anregungen einzugehen.

Auch die soziale Komponente, die sogenannte „Dialog-Funktion“ der Kommunikation, darf dabei nicht zu kurz kommen. Eine gute Kommunikationskultur ist nicht starr. Sie integriert flexibel verschiedene Aspekte, ist lebendig, nicht einseitig, auf Augenhöhe (ich wiederhole das gerne) und prägt so ein positives Arbeitsklima.

Die willkommene Folge:

• weniger Mitarbeiter-Fluktuation
• höhere Arbeitszufriedenheit und
• bessere Akzeptanz für Führungsentscheidungen.

5. Gute Kommunikation trägt zur Kostenreduktion bei

Man könnte fast sagen, das versteht sich von selbst: je weniger Reibungsverluste Sie in Ihren Arbeitsabläufen haben, je besser ihr Praxisteam zusammenarbeitet, desto weniger müssen Sie für unnötige Mehrarbeit, fehlerhafte Ausführungen und Redundanzen, abwandernde Patienten bezahlen. In gut kommunizierenden Teams sinken die krankheitsbedingten Ausfallzeiten aufgrund arbeitsbezogener Störungen wie Burnout.

Auch wenn es sich bei diesem Kostenpunkt um einen Teil Ihrer laufenden Kosten handelt, der sich nur schwer direkt messen lässt: es ist leicht vorstellbar, wie schnell sich die Auswirkungen effektiver Kommunikation auf die Arbeitsabläufe in Ihrer Praxis bezahlt machen.

6. Ein gut kommunizierendes Team ist eines der besten Aushängeschilder für Ihre Praxis.

Ein freundlicher, ruhiger und auch unter hoher Arbeitsbelastung möglichst entspannter Umgang zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern wird sich schnell herumsprechen, auch bei Ihren Patienten. Gute Kommunikation wird gleichgesetzt mit Souveränität und Kompetenz. Das ist ein nicht zu verachtender Effekt exzellenter Kommunikationskultur für jede Arzt-Praxis.

Als zentrale Kompetenz in der Mitarbeiterführung verdient sie Ihre besondere Aufmerksamkeit. Leider taucht sie in den universitären Ausbildungsinhalten immer noch unter „ferner liefen“ auf. Das wird ihrem Stellenwert als kritischem Faktor einer erfolgreichen Praxis-Führung nicht gerecht.

In meinen Team-Trainings und Supervisionen für Praxis-Teams steht aus all diesen genannten Gründen die Kommunikation fast immer im Mittelpunkt. Sie will (und kann!) gelernt und geübt werden.

Gezielte Beratung, Kommunikationstraining und Team-Supervision verbessern die Kommunikation von Praxis-Teams

Wenn Sie die Kommunikationskultur in Ihrer Praxis verbessern möchten, und sich für ein zielgerichtetes Training oder eine individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Praxis-Supervision interessieren, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen.

Sie erhalten dann weitere Informationen über mein Angebot für Praxis-Inhaber. Ein erstes, persönliches Informationsgespräch über mögliche Trainingsinhalte oder mein Supervisionsangebot – zu dem ich selbstverständlich gerne in Ihre Praxis und auch in Ihr Team komme – ist immer kostenlos.

Meine Website soll Ihnen einen ersten Eindruck von meiner Arbeitsweise vermitteln. Wenn Sie den Eindruck haben, dass meine Methodik zu Ihnen und Ihrem Arbeitsstil passt, ist damit eine wichtige Voraussetzung für gelingende Zusammenarbeit gegeben.

Wichtige Informationen lassen sich bereits vorab per Email oder am Telefon klären. Dazu erreichen Sie mich über die Kontakt-Seite oder aber telefonisch in meiner Praxis in Wuppertal: 0202/2838242.